Блог
Новости Обновления
Копилка RSS-лента
Презентация.pdfНа главную

Управление проектами по методике OPPM

15 июня

Управление проектами по методике One Page Project Management (OPPM) — риск-ориентированное управление проектом, позволяющее отобразить ход выполнения и текущее состояние проекта «на одной странице», так чтобы мгновенно выделить «слабые места».

Суть методики OPPM заключается в том, что для проекта и всех его подзадач выделяются ключевые показатели (риски) – ими могут быть срок выполнения, процент выполнения, степень достижения поставленных целей и т.п. На основе этих показателей рассчитывается сводный статус риска, который в общем случае имеет три значения – зеленый, желтый и красный (зеленый означает нормальный ход выполнения, а красный – наличие критических отклонений). Статус риска сначала определяется для каждой конечной точки в иерархии проекта и затем «поднимается» вверх по иерархии так, что статус риска родительской точки рассчитывается на основе статусов дочерних. Статусы риска регулярно актуализируются.

Для оперативного контроля хода проекта используется «одностраничное» представление с цветовыми индикаторами статуса риска, отражающими исторический ход проекта и его текущее состояние. По умолчанию представление настроено на определенную глубину, т.е. отображает данные по точкам верхних уровней. Но для любой точки иерархия может быть полностью раскрыта вниз.

Для масштабных и/или длительных проектов в представление OPPM включают не все задачи проекта, а лишь те, которые уже выполняются или стартуют в ближайшее время — например, в течение ближайших двух месяцев. Этот промежуток времени называется «окном мониторинга«.

Идея OPPM – дать руководителю проекта инструмент контроля, с помощью которого он не пропустит проблему в самом ее зарождении, и при этом ему не придется проверять большие объемы детальных данных, чтобы выделить важное. Увидев на панели OPPM красный или желтый индикатор, руководитель проекта сразу обратит внимание на проблемную точку, раскроет нужную ветвь иерархии чтобы дойти до первопричины проблемы, и вовремя примет меры.

Методика OPPM, в том числе реализованная средствами «Первой Формы», уже успешно применяется для управления проектами разных масштабов и продолжительности: от реализации крупных программ государственного масштаба с сотнями задач и исполнителей до проектов длительностью несколько месяцев и с проектной командой до 5 человек.

В компании «Первая Форма» методика OPPM используется для контроля реализуемых проектов внедрения. В этой публикации мы рассказываем о том, как эта методика реализована у нас. Те же подходы, возможно, с небольшими изменениями, могут быть полезны и вам.

Иерархия задач для OPPM

Для представления OPPM в «Первой Форме» используется иерархия задач со статическими колонками, отображающими проекты, подпроекты и проектные задачи (при желании также руководителей проектов, исполнителей задач, подразделения и другие реквизиты), а также динамическими колонками, отображающими статусы риска по периодам (на скриншоте ниже — по неделям). Для иерархии может быть настроен фильтр для отбора данных по проектам, исполнителям, периодам и пр.

На скриншоте ниже ячейки динамических колонок подсвечены цветом (зеленым, желтым или красным) в соответствии со статусом риска. В ячейке отображается выбранный показатель риска (в данном случае — процент утилизации по срокам, см. пояснения ниже). По клику на ячейку открывается соответствующий статус-отчет.

Статус-отчеты

Для актуализации текущего состояния проекта используются статус-отчеты — регулярно заполняемые документы, в которых ответственные исполнители дают комментарии о ходе выполнения своих задач, оценивают текущие статусы риска и уточняют прогнозы. Для непродолжительных или активно развивающихся проектов статус-отчеты заполняются раз в неделю, для более медленных — раз в месяц или даже в квартал.

Статус-отчеты создаются автоматически, с заданной периодичностью, для каждого ответственного исполнителя, участвующего в проекте. Для каждой задачи исполнителя, которая находится в «окне мониторинга», в статус-отчете выделяется своя линия статус-отчета. Таким образом, с помощью линии статус-отчета можно оценить ход выполнения отдельной задачи, а с помощью статус-отчета — общее состояние дел данного исполнителя.

Для удобства исполнителя в карточке статус-отчета отображается иерархия линий статус-отчета.

В линии статус-отчета для каждой задачи заполняются показатели:

  • статус риска — оценка, даваемая исполнителем вручную. Если задача выполняется без затруднений, исполнитель назначает зеленый статус, если есть небольшие затруднения — желтый статус, а если исполнитель видит или предполагает критические затруднения, он повышает статус риска до красного. Если задача просрочена или бюджет превышен, статус риска не может быть зеленым, он автоматически повышается до желтого;
  • прогнозная дата — дата, к которой задача может быть фактически завершена, также корректируется исполнителем вручную;
  • утилизация по сроку — рассчитывается автоматически как процент времени, прошедший от даты начала выполнения задачи до наступления срока;
  • утилизация по бюджету — рассчитывается автоматически как процент фактической себестоимости от плановой (данные по себестоимости подтягиваются из соответствующих задач и категорий);
  • асинхронность работ по проекту — рассчитывается как разница между утилизацией по сроку и по бюджету, характеризует равномерность распределения бюджета по всему сроку выполнения проекта.

Когда исполнитель заполняет и завершает линии статус-отчета дочерних задач, автоматически обновляются статусы риска родительских. Обычно статусы риска транслируются из дочерних задач в родительские методом «худшего сценария»: родительская задача получает наивысший статус риска из всех ее дочерних задач. Такая методика позволяет руководителю при анализе верхнего уровня «дерева» проекта не пропустить критические «ветви».

Исполнителю выделяется определенный срок на заполнение статус-отчета и линий статус-отчета. Если исполнитель не актуализирует информацию в этот срок, статус-отчеты завершатся автоматически без обновления данных. Невысокая активность исполнителя в части заполнения статус-отчетов (т.е. большой процент статус-отчетов, завершенных автоматически) может использоваться для расчета мотивации исполнителя в проекте — поскольку своевременная актуализация данных необходима для руководства проектом, за невысокую активность на сотрудника может быть наложен штраф или снижен бонусный процент.

Поделиться: twitter, facebook

Оставьте свой комментарий:

Настройка
Первой Формы
Кейсы Документация Обучение Технические
требования
Часто
задаваемые
вопросы
Скопировать