Блог
Новости Обновления
Копилка RSS-лента
Презентация.pdfНа главную

«Первая Форма» поддерживает продажи дорожно-строительной техники в «Меркатор-Холдинге»

Меркатор Холдинг лого

Количество лицензий: 120.

Автоматизировано: согласование договоров, CRM, портал самообслуживания, мобильное приложение.

ROI первого этапа проекта — 208%.

О заказчике

«Меркатор-Холдинг» – лидер российского рынка дорожной и коммунальной техники. Холдинг производит строительные и уборочные машины для автомобильных дорог и жилищно-коммунального хозяйства, а также локализует и обслуживает импортную спецтехнику. Продукция «Меркатора» поставляется в 73 региона Российской Федерации, помогая делать дороги комфортными и безопасными.

Головное отделение холдинга расположено в Москве, здесь занимаются продажами и общим управлением. Проектирование и производство техники ведется на заводе «Меркатор-Калуга». В год предприятие поставляет 1000-1300 дорожных и коммунальных машин с навесным оборудованием. Обслуживание и ремонт техники ведется через собственную сеть сервисных центров.

Первая задача – электронный документооборот

Продажа сложной техники – это всегда «штучная» работа. В «Меркаторе» работают персонально с каждым клиентом, подбирая технику с учетом конкретных задач, климатических и иных условий. Все машины оснащаются навесным оборудованием строго «под заказ» и ставятся на гарантийное обслуживание.

Комплектация, условия поставки, обслуживания и оплаты фиксируются в договоре и приложениях к нему: доп. соглашениях и спецификациях. Эти документы согласуются со всеми подразделениями, которые так или иначе вовлечены во взаимодействие с клиентом. Для каждого договора приходится собирать от 5 до 15 подписей.

Раньше этот процесс был полностью ручным и бумажным: клиентский менеджер готовил проекты документов, распечатывал их и лично обходил с ними все заинтересованные подразделения, собирая подписи и правки. Летом 2016 года руководство «Меркатор-Холдинга» приняло решение автоматизировать этот процесс.

По итогам проведенных встреч и презентаций из нескольких систем была выбрана «Первая Форма». Решающим фактором стал ее дружественный интерфейс – поскольку менеджеры сильно загружены, они не хотели тратить время на изучение новых сложных программ, и поэтому искали систему, работа в которой была бы им интуитивно понятна.

Внедрение стартовало в августе, а в октябре процесс согласования договоров уже был запущен в эксплуатацию во всех 10 подразделениях. Помимо договоров была автоматизирована работа с тендерами на поставку техники и комплектующих или на оказание услуг, в которых «Меркатор-Холдинг» планирует участвовать.

Наталья Астахова, главный экономист «Меркатор-Холдинга»:

В плане удобства работы «Первая Форма» полностью оправдала наши ожидания. Менеджеру достаточно подготовить проект договора, вложить его в задачу и отправить ее на выполнение. Все дальнейшие шаги отслеживает система. Процесс согласования в целом остался прежним, мы не вносили в него принципиальных изменений. Но несколько небольших улучшений, предложенных консультантами «Первой Формы», помогли сделать его более эффективным и удобным для всех участников.

Финансовые результаты первого этапа внедрения

В среднем в холдинге заключаются 64 договора в месяц. После автоматизации процесса в «Первой Форме» среднее время на подготовку и согласование договора снизилось на 25%. Только за первые три месяца использования системы (с октября по декабрь 2016 года) холдинг сэкономил около 260 000 тыс. руб., что окупило внедрение СЭД на 48%.

Затраты и экономия от автоматизации согласования договоров

За год только на автоматизации согласования договоров холдинг сэкономил 1,3 млн руб., потратив 620 тыс. руб. Таким образом, ROI проекта составил 208%.

Развитие проекта – внедрение CRM

Данные о потребностях заказчика, которые прописываются в договоре, начинают собираться еще на этапе подготовки продажи и используются в течение длительного времени. Поэтому познакомившись с возможностями «Первой Формы» руководство компании приняло решение автоматизировать процесс продаж начиная с первого взаимодействия с клиентом.

В «Меркатор-Холдинге» продажи имеют длительный цикл: потенциальные клиенты приглашаются на завод, чтобы познакомиться с ассортиментом техники вживую, оценить ее возможности, обсудить свои потребности с экспертами и затем уже принять взвешенное решение о покупке. Такие ознакомительные визиты в компании называются «дни открытых дверей». Они проводятся для отдельного клиента или сразу для нескольких потенциальных заказчиков. В среднем расходы на такое ознакомление составляют до 100 тыс. рублей на клиента, поэтому важно, чтобы общение прошло эффективно и получило продолжение. После ознакомительного визита переговоры продолжаются, и решение о покупке может приниматься в течение нескольких месяцев.

Для такого многоэтапного процесса продаж необходима CRM-система. Прежде в компании пытались использовать другую CRM, но она оказалась неудобной как для пользователей, так и для сопровождения. В результате всю информацию менеджеры хранили в таблицах Excel, а в CRM-систему даже не заходили. У руководства не было полной картины текущих продаж, и финансовое планирование требовало больших усилий.

Между тем, за полгода использования в холдинге «Первая Форма» зарекомендовала себя как гибкая, стабильная и удобная платформа автоматизации, на которой можно реализовать практически любые требования к бизнес-процессам. ИТ-администратор прошел курс обучения в «Первой Форме» и самостоятельно донастраивал и развивал систему. Поэтому идею продолжения проекта охотно поддержали и руководство, и пользователи, и ИТ-персонал.

Весной 2017 года стартовал второй этап внедрения – автоматизация задач CRM в «Первой Форме». Поскольку процесс продаж является уникальной особенностью холдинга, было решено не внедрять «коробочное» CRM-решение, а создавать его с нуля. Эксперты «Первой Формы» предложили свою методологию учета продаж, адаптировав ее к условиям «Меркатор-Холдинга».

Юлия Пуртова, бизнес-аналитик «Первой Формы»:

Мы поняли главную потребность холдинга – максимально упростить работу менеджеров. Мы спроектировали для них портал, аналог «рабочего стола». Теперь менеджер при входе в систему сразу видит свои текущие задачи. Назначение встречи, согласование коммерческого предложения и другие часто выполняемые действия запускаются нажатием одной кнопки. Карточки задач по максиму заполняются данными, которые подставляются или рассчитываются автоматически.

Специалисты «Первой Формы» автоматизировали планирование контактов с клиентами (встреч и звонков), организацию ознакомительных мероприятий (дней открытых дверей). По итогам мероприятия автоматически создается карточка продажи, с которой менеджер работает как минимум в течение года. К этой же карточке привязывается автоматизированный ранее процесс согласования договора. Встречи и звонки интегрированы с календарем Outlook.

Сотрудники головного офиса в Москве и завода в Калуге работают в одном приложении. В системе всегда доступна актуальная статистика по отдельным регионам и клиентам, плановым и фактическим KPI менеджеров. В системе ведется учет первичных документов (счетов, актов, счетов-фактур, накладных) и оригиналов договоров.

В сентябре 2017 года завершилась опытная эксплуатация, и CRM-система перешла в продуктивную работу для 120 пользователей.

«Первая Форма» вместо электронной почты

Помимо СЭД и CRM, в «Первой Форме» реализованы удобные инструменты, которыми пользуются практически все сотрудники холдинга. Прежде всего, это постановка и контроль поручений, в том числе по итогам совещаний.

В части коммуникаций между сотрудниками «Первая Форма» практически полностью заменила электронную почту. Это касается и таких процессов, как ознакомление с приказами, согласование заявлений на отпуск или командировку, бронирование переговорных комнат. Руководители подразделений могут оставить заявку на подбор персонала.

Любой из этих процессов можно запустить нажатием одной кнопки на портале самообслуживания. На портале публикуются также новости компании и описание новых инструментов, недавно появившихся в системе. Организован сбор предложений от пользователей по доработке и улучшению системы.

Топ-менеджеры для работы часто используют мобильное приложение 1F Chat – в нем они могут акцептовать подпись, назначить исполнителя по задаче, проверить ход выполнения поручения.

Дмитрий Новоченко, коммерческий директор «Меркатор-Холдинга» и руководитель проекта внедрения «Первой Формы»:

Мы довольны работой консультантов «Первой Формы» на проекте. Радует, что многие процессы мы смогли автоматизировать самостоятельно, силами одного ИТ-администратора. Это дало нам уверенность в том, что система не станет «мертвым» активом, как это было с предыдущей CRM. Мы видим, что «Первая Форма» может развиваться вместе с нашим бизнесом.

 

Денис Просянкин, клиентский менеджер «Первой Формы»:

Как правило, большинство клиентов начинают внедрение «Первой Формы» с одного-двух ключевых процессов, а затем, распробовав преимущества системы, значительно расширяют ее использование. В итоге «Первая Форма» становится для компании основой всех рабочих процессов и коммуникаций. Мы надеемся, что и «Меркатор-Холдинг» пойдет по этому пути, и готовы помогать ему в этом, оказывая услуги по внедрению, обучению и тех. поддержке.

Поделиться: twitter, facebook

Оставьте свой комментарий:

Настройка
Первой Формы
Кейсы Документация Обучение Технические
требования
Часто
задаваемые
вопросы
Скопировать